Politica de confidențialitate

FARMEXIM SA,  cu sediul în București, Str. Pictor Rosenthal, nr. 14, etaj 2, ap.3, sector 1, adresa pentru corespondență: Com. Balotești, Sat Balotești, Str. Malul Roșu, nr. 4, Jud. Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/ 2033/ 1991, având codul fiscal nr. RO 335278, va prelucra datele personale ale Utilizatorilor acestei PLATFORME în conformitate cu prezenta Politică de confidențialitate a datelor (denumită în continuare „Politică”).

Prin PLATFORMĂ se înțelege pagina web cu adresa: www.partenerbenefica.ro.

Politica se întemeiază pe dispozițiile Regulamentului nr. 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau „GDPR“), precum și pe legislația națională aplicabilă.

GDPR definește datele cu caracter personal ca fiind:

„orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale“.

FARMEXIM SA se angajează să implementeze cele mai înalte standarde de confidențialitate și transparență cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrează în activitatea curentă. Protecția și transparența totală în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cadrul activității noastre sunt obiectivele noastre de maximă importanță.

Utilizarea de către dumneavoastră a PLATFORMEI este supusă Politicii de confidențialitate a datelor și Politicii referitoare la modulele cookie. Când utilizați serviciile noastre, sunteți de acord cu termenii acestei Politici de protecție a datelor. Scopul acestei Politici este de a informa Utilizatorii cu privire la modul de colectare, stocare și utilizare a datelor cu caracter personal.

Dacă nu sunteți de acord cu aceasta Politică de confidențialitate a datelor, vă rugăm să încetați să mai folosiți serviciile noastre. 

Orice informații referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pot fi solicitate la adresa dataprotection@farmexim.ro sau printr-o cerere scrisă adresată societății la sediul acesteia, astfel cum este acesta indicat mai sus.

Categorii de date cu caracter personal și scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în funcție de scopul prelucrării:

• Soluționarea cererilor dumneavoastră: nume, prenume, adresă de email, informații din cuprinsul cererii.
• Informații pe care ni le furnizați ca urmare a completării formularului de abonare la newsletter: adresa de e-mail, user name;
• Participarea la evenimentele Benefica: fotografii realizate în cadrul evenimentelor;
• Participarea la conferințele organizate pentru partenerii Benefica: nume și prenume, funcție, companie;
• Participarea la cursuri classroom pentru partenerii Benefica: nume, prenume, farmacia reprezentată;
• Participarea la cursuri e-learning pentru partenerii Benefica: Nume, prenume, adresa de email, denumire angajator - partener BENEFICA, informații cu privire la cursurile deschise/ finalizate, calificative obținute, istoricul cursurilor parcurse;
• Participarea la Tombole / concursuri organizate de Farmexim pentru angajații partenerilor Benefica Desemnarea în calitate de membru în Consiliul Consultativ Benefica;
• Exercitarea drepturilor persoanelor vizate.

Utilizarea acestei PLATFORME nu presupune în mod obligatoriu furnizarea de date cu caracter personal. Cu toate acestea, în cazul în care decideți să ne furnizați date cu caracter personal, dorim să vă explicăm modul în care prelucram datele pe care ni le furnizați.

1. Soluționarea cererilor dumneavoastră

În cazul în care formulați o cerere, vom prelucra datele dumneavoastră în vederea soluționării acesteia. Astfel, vom prelucra: nume, prenume, adresă de email, informații din cuprinsul cererii.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră este reprezentat de interesul legitim al Operatorului de a răspunde oricăror cereri primite de la partenerii săi, în vederea menținerii unor relații de bună colaborare, iar datele dvs cu caracter personal vor fi stocate până la soluționarea definitivă a cererii formulate, precum și 3 ani după soluționarea cererii.

2. Transmitere newsletter:

Programul Benefica, aplicabil farmaciilor care încheie cu compania un contract (Acord de participare în program) cuprinde traininguri și evenimente în domeniul farmaceutic organizate pentru administratorii, managerii și personalul din farmacie, campanii comerciale pentru farmaciile partenere, campanii dedicate pacienților farmaciilor partenere, acțiuni de promovare a brandului "Farmacie parteneră Benefica".

De pe PartenerBenefica.ro se expediază și email-uri cu noutățile legislative și medicale către abonați, utilizând adresele de email care sunt asociate utilizatorilor. Newsletter-ul acorda posibilitatea efectivă celor care le primesc să se dezaboneze.

Datele sunt prelucrate în acest scop pe durata Acordului de participare în programul Benefica, temeiul prelucrării fiind reprezentat de Acordul de participare în program.

3. Participarea la conferințele organizate pentru partenerii Benefica

Prelucrarea datelor personale dumneavoastră în vederea participării la conferințele organizate pentru partenerii Benefica are ca scop: (i) trimiterea invitațiilor, ii) confirmarea prezenței pe baza invitațiilor, (iii) confirmarea prezenței invitaților in ziua conferinței pe bază de tabel și (iv) emiterea și remiterea diplomelor de participare.

Pentru aceste scopuri, vor fi prelucrate date precum: nume și prenume, funcție, companie/ angajator, semnătura.

Datele sunt prelucrate în acest scop pe durata Acordului de participare în programul Benefica, temeiul prelucrării fiind reprezentat de acordul încheiat prin acceptarea invitației de a participa la conferință. 

4. Participarea la cursuri classroom pentru partenerii Benefica:

Farmexim organizează cursuri classroom, de management și soft skills, pentru farmaciile partenere Benefica; tematica acestor cursuri poate varia în funcție de evoluția programului de loialitate și de feedback-ul cursanților. În acest scop, Operatorul colectează și stochează datele personale ale reprezentanților partenerilor (cursanților). Acestea sunt utilizate și pentru emiterea diplomelor de participare.

Datele personale sunt utilizate și pentru comunicarea agendei evenimentului. Ocazional, atunci când materialul de curs este pregătit / finanțat de un furnizor Farmexim în vederea dovedirii prestării serviciului, se trimite către acesta un raport de participare la curs, agregat, indicând doar data cursului, agenda, suportul de curs, denumirea societăților - farmaciilor partenere BENEFICA, participante la curs, respectiv numărul total de participanți (i.e. fără furnizarea de date cu caracter personal aparținând cursanților).

Pentru aceste scopuri, vor fi prelucrate date precum: nume și prenume, funcție, companie și/sau instituție publică.

Datele sunt prelucrate în acest scop pe durata Acordului de participare în programul Benefica, temeiul prelucrării fiind reprezentat de acordul încheiat prin înscrierea dumneavoastră la cursul respectiv.

5. Participarea la cursuri e-learning pentru partenerii Benefica

Farmexim organizează cursuri e-learning pentru farmaciștii, asistenții de farmacie si managerii farmaciilor partenere Benefica, prin intermediul unei platforme proprii, găzduite pe serverul companiei, cu denumirea https://academiafarmexim.ro. În acest scop, Operatorul colectează și stochează datele personale ale persoanelor care participă la cursuri (nume si prenume, adresa de email, numele de utilizator).

Accesarea platformei se va realiza pe bază de nume de utilizator și parolă. Fiecare cursant va solicita crearea unui utilizator (numele de utilizator va fi adresa de email).

Pentru scopul descris mai sus sunt prelucrate următoarele date: nume, prenume, adresa email, denumire angajator - partener BENEFICA, informații cu privire la cursurile deschise/ finalizate, calificative obținute, istoricul cursurilor parcurse.

Datele sunt prelucrate în acest scop pe durata Acordului de participare în programul Benefica, temeiul prelucrării fiind reprezentat de acordul încheiat prin înscrierea dumneavoastră la cursul respectiv.

6. Participarea la evenimentele Benefica – realizarea de fotografii în cadrul evenimentelor

În cadrul evenimentelor organizate pentru partenerii Benefica pot fi realizate fotografii ce pot surprinde angajați ai Operatorului, reprezentanți ai partenerilor Benefica și / sau invitați (speaker-i, moderatori etc.).

Fotografiile publicate pe site-ul partenerbenefica.ro nu vor surprinde prim-planuri, publicarea având exclusiv scopul de a promova evenimentele. Pentru acest scop, datele vor fi prelucrate în baza interesului legitim al Operatorului de promovare a activității sale.

De asemenea, fotografiile realizate pot fi utilizare în vederea documentării financiar-fiscală a evenimentelor pe care le organizează Operatorul. Pentru acest scop, datele vor fi prelucrate în baza obligației legale a Operatorului.

7. Participarea la Tombole / concursuri organizate de Farmexim

Utilizarea datelor participanților la tombolele organizate de Farmexim, în cadrul programului BENEFICA, în vederea participării la tombolă, a extragerii și validării câștigătorilor, în scopul livrării/ predării premiilor relevante, precum și în scopul îndeplinirii obligațiilor legale fiscale incidente asociate acordării premiilor. În funcție de tombolă, precum și de valoarea premiilor oferite, se pot colecta, înregistra, prelucra date constând în: nume, prenume, nume utilizator Facebook, număr de telefon, adresa de e-mail, adresa poștală pentru livrarea premiului; pentru câștigătorii de premii a căror valoare depășește suma de 600 de lei - suplimentar se colectează și se prelucrează CNP, respectiv semnatura de primire a premiului, în raport de obligațiile fiscale incidente; pentru concursurile/ tombolelele cu participanți - angajați ai partenerilor BENEFICA - suplimentar datelor menționate anterior, în cazul câștigătorilor, se prelucrează și nume, prenume, CNP, Casa de Asigurări de Sănătate a asiguratului, (in)existența gradului de handicap grav sau accentuat – dacă e cazul [pentru a se putea stabili daca persoana este, potrivit legii, scutită de la plata impozitului pe venit], precum și semnatura de primire a premiului - având în vedere obligatiile fiscale incidente; în acest sens - datele câștigătorilor consemnate în procesul verbal de predare-primire a premiului, constând nume, prenume, CNP, Casa de Asigurări de Sănătate unde este luat în evidență ca asigurat, precum și (in)existența gradului de handicap grav sau accentuat, sunt utilizate de Farmexim în scopul respectării obligației legale ce îi revine privind plata taxelor salariale, inclusiv contribuția asiguratorie de muncă asociate acordării premiului, obligație stabilită prin prevederile art 76 alin 3, art 137 alin 1, art 155 alin 1, respectiv art 220 alin 1 din Codul Fiscal, anume în scopul întocmirii Declarației lunare D112, privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate - conform Ordinului comun nr. 203/207/188 al MFP/MMJS/MS din 02.2021, valabil începând cu luna de raportare 01/2021 - publicat în data de 20.02.2021. Această Declarație este transmisă și la ANAF potrivit normelor legale incidente. Fiecare tombola se supune unui regulament dedicat, făcut public participanților, în cuprinsul căruia există și reguli și informări specifice în materie de protecția datelor cu caracter personal prelucrate.

Această prelucrare este efectuată în baza art. 6 alin (1) lit b) din GDPR încheierea unui contract / executare contract la care persoana vizată este parte. De asemenea, datele vor fi prelucrate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce revin Operatorului. Acestea vor fi stocate pentru o perioadă de 10 ani.

8. Desemnarea în calitate de membru în Consiliul Consultativ Benefica

Colectarea, utilizarea, stocarea, transmiterea și publicarea datelor de contact ale reprezentantuluii partenerului Benefica ales pentru a fi membru în Consiliul consultativ Benefica este efectuată în vederea desfășurării activității de membru, în conformitate cu Regulamentul de funcționare a Consiliului Consultativ, inclusiv în vederea participării la conferințele/ evenimentele organizate în cadrul programului Benefica, participarea la interviuri, reprezentarea Consiliului în cadrul conferințelor.

Membrii Consiliului primesc email-uri, participă la întâlniri și webinarii, fac parte din etapele pilot ale unor servicii și oferă feedback, după caz. În calitate de membri, li se poate solicita opinia și pot realiza testimoniale, articole pentru anumite servicii din cadrul programului Benefica, care pot presupune publicarea datelor de identificare.

Scopul principal al prelucrării este reprezentat de dobândirea calității de membru, precum și pentru îndeplinirea obligațiilor ce revin membrilor Consiliului Consultativ, respectiv comunicarea cu membrii și organizarea întâlnirilor Consiliului, precum și pentru alte activități necesare organizării activităților în care sunt implicați membrii Consiliului Consultativ (de exemplu, realizarea rezervărilor și comunicarea datelor necesare către diferiții parteneri implicați).

În scopurile prezentate mai sus, vor fi utilizate următoarele date cu caracter personal:

• nume, prenume, adresa de email, funcția și angajatorul - pentru dobândirea calității de membru
• imagini foto și înregistrări video din timpul workshopurilor/ întâlnirilor - în exercitarea calității de membru
• serie și număr carte de identitate - pentru rezervări/ deconturi

Datele sunt prelucrate în temeiul executării unui contract la care persoana vizată este parte (respectiv, Regulamentul de funcționare a Consiliului Consultativ) și vor fi prelucrate pentru întreaga perioadă în care persoana vizată este membru a Consiliului Consultativ, precum și 3 ani după încetarea calității de membru. De asemenea, datele vor fi utilizate pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului.

9. Exercitarea drepturilor persoanelor vizate

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului 2016/679 persoanele vizate dispun de o serie de drepturi pe care le pot exercita în raport cu Operatorul de date. Exercitarea drepturilor presupune transmiterea unei cereri / solicitări către Operatorul de date pentru efectuarea anumitor operațiuni asupra datelor persoanei vizate. În acest sens, vom prelucra datele din cererea transmisă pentru formularea unui răspuns și pentru efectuarea operațiunilor asupra datelor dvs. conform solicitării.

Astfel, vom prelucra: Nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, adresă poștală, conținutul solicitării / cereri, semnătură (dacă este transmisă prin servicii poștale).

Această prelucrare este efectuată în baza obligațiilor legale ce revin Operatorului de date (art. 6 alin (1) lit c) din GDPR), iar datele din cererea dumneavoastră, împreună cu răspunsul formulat vor fi păstrate pentru o perioadă de 3 ani.

Partajarea și transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal

Datele cu caracter personal pot fi dezvăluite în conformitate cu temeiurile legale aplicabile, în funcție de situație și cu respectarea principiului minimizării, și doar în condiții care asigură deplina confidențialitate și siguranță a datelor, următorilor destinatari și/ sau următoarelor categorii de destinatari:

• societăți din cadrul grupului de societăți PHOENIX, din care face parte Farmexim, – în scopuri administrative interne (de exemplu, infrastructura informatica) sau pentru auditarea și monitorizarea proceselor noastre interne. De asemenea, putem transfera datele tale către companii din grupul Phoenix care ne furnizează produse și servicii, cum ar fi sistemele de tehnologie a informației, ori care desfășoară activități în colaborare cu Farmexim. Accesul la datele dvs personale este limitat la acei angajați care trebuie să cunoască datele cu caracter personal și care sunt subiectul unor angajamente ferme de confidențialitate
• furnizori de software și de soluții de stocare, precum și de arhivare
• furnizori de servicii de mentenanță software,
• Instituții / Autorități publice la solicitarea acestora sau pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale

Ne asigurăm că accesul la datele dumneavoastră de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor si confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia, conform art. 28 din GDPR în cazul persoanelor împuternicite, asigurând același nivel de protecție, ori conform art. 26 din GDPR, în cazul în care aceștia acționează împreună cu Compania în calitate de operatori asociați, după caz.

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe teritoriul României și al Germaniei, după caz.

Datele dvs nu sunt transferate în afara UE. In condițiile și în măsura în care, în contextul unei anumite prelucrări, ar fi necesar transferul datelor dvs cu caracter personal în țări terțe, din afara UE sau a SEE, orice astfel de transfer se va realiza cu respectarea cerințelor prevăzute de GDPR în ceea ce privește asigurarea unor garanții adecvate pentru transferul datelor.

Stocarea și asigurarea securității datelor cu caracter personal

Asigurarea confidențialității datelor cu caracter personal pe care ni le transmiteți reprezintă o preocupare importantă pentru noi.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu procedurile noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal.

PLATFORMA dispune de un protocol de securitate SSL care asigură securitatea transmiterii informațiilor de la dumneavoastră către noi.

Drepturile dumneavoastră

Dorim să vă informăm că, în cadrul noilor reglementări privind protecția datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor UE 2016/679, în cazul în care prelucrăm date cu caracter personal ale dumneavoastră, dispuneți de următoarele drepturi:

• dreptul de retragere a consimțământului acordat, care poate fi exercitat în orice moment. Trebuie să aveți în vedere faptul că retragerea consimțământului nu afectează validitatea prelucrărilor efectuate în baza acestui temei anterior retragerii;
• dreptul de acces, prevăzut de art. 15, în baza căruia puteți să ne solicitați, gratuit, să vă confirmăm dacă prelucrăm sau nu date cu caracter personal care vă privesc. De asemenea, ne puteți solicita o copie a datelor pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. Cererile trebuie să includă informații relevante pentru a va putea identifica în baza noastră de date.
• dreptul la rectificare, prevăzut de art. 16, pe care îl puteți exercita, prin formularea unei cereri prin care ne puteți solicita să modificăm informațiile pe care le avem deja despre dumneavoastră. Puteți formula o astfel de cerere atunci când observați că datele dumneavoastră sunt incomplete sau inexacte;
• dreptul la restricționarea prelucrării, prevăzut de art. 18, pe care puteți să-l exercitați atunci când contestați exactitatea datelor, considerați ca prelucrarea este ilegală sau vă opuneți ștergerii datelor. Urmare a exercitării acestui drept, vom putea în continuare să stocăm datele, efectuarea altor operațiuni de prelucrare fiind posibilă doar cu consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege;
• dreptul la portabilitate, prevăzut de art. 20, pe care îl puteți exercita doar pentru cazurile în care prelucrarea are ca temei consimțământul dumneavoastră sau contractul și doar dacă datele dumneavoastră sunt prelucrate prin mijloace automatizate. Dacă îndepliniți condițiile, ne puteți transmite o cerere de portare a datelor către operatorul pe care vi-l doriți;
• dreptul de a vă opune prelucrării datelor prevăzut de art. 21;
• dreptul la ștergere, prevăzut de art. 17, în baza căruia avem obligația să ștergem datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. Acest drept nu este unul absolut, având aplicabilitate doar în anumite situații expres prevăzute de lege. Atunci când formulați o cerere de ștergere, vă rugăm să aveți în vedere că ștergerea acestora poate fi un proces complex.

În vederea exercitării acestor drepturi, vă rugăm să ne transmiteți o cerere scrisă, pe adresa de e-mail dataprotection@farmexim.ro.

În cazul în care nu sunteți mulțumit de modul în care v-am soluționat cererea, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care are sediul pe B-dul General Gheorghe Magheru, nr. 28-30, București, adresa de email: anspdcp@dataprotection.ro.

Actualizarea politicii noastre de confidențialitate a datelor

Cea mai recentă actualizare a acestei Politici de confidențialitate a datelor a fost realizată în luna mai 2023. Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa în PLATFORMĂ versiunea modificată a Politicii și/sau o vom pune la dispoziție în alt mod.

Contact

Pentru informații suplimentare cu privire la conținutul Politicii de confidențialitate a datelor, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail dataprotection@farmexim.ro.

Data ultimei actualizări: 23.05.2023